Работник обязательно должен согласовать с работодателем такой отпуск. В заявлении работник указывает причину отпуска и его период: с какой даты он хочет пойти в отпуск и на какое количество календарных дней или по какое число включительно. Работодатель, получив заявление, вправе запросить у работника подтверждающие документы.
Работнику, не имеющему льгот, работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. В некоторых случаях работодатель обязан предоставить такой отпуск (часть 2 статьи 128 Трудового кодекса Российской Федерации).
Работодатель в определенных случаях обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы работникам, получающим высшее образование по программам бакалавриата, магистратуры или специалитета, совмещающим работу с получением среднего образования и работникам, поступающим на обучение по указанным программам (статьи 173, 174 Трудового кодекса Российской Федерации).
Дополнительные отпуска без сохранения заработной платы предоставляются лицам, осуществляющим уход за детьми (статья 263 Трудового кодекса Российской Федерации).
Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен при работе по совместительству (статья 286 Трудового кодекса Российской Федерации): если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы.
Данный перечень не является исчерпывающим. Федеральными законами и коллективным договором могут устанавливаться иные основания предоставления отпуска без сохранения заработной платы.